Datenschutz in Tekton

Was mit Ihren Daten passiert

So gehen wir in Tekton mit Ihren Daten um, in einfachen Worten. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz in Tekton ist efthea.

Wo Ihre Daten liegen

Tekton, Ihr Arbeitsbereich, die Vorschau und die Versionsverwaltung Ihrer Website laufen auf Servern der IONOS in Deutschland. Die Daten der Plattform (Konten, Anmeldungen, Nutzungszahlen, Betriebsprotokoll, Prüfberichte) liegen in einer PostgreSQL-Datenbank auf dem efthea-Server. Die Datenbank selbst trennt die Kunden: Bei der Arbeit in Tekton sieht jeder Kunde nur seine eigenen Einträge.

Was gespeichert wird

• Ihre Anmeldedaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort (das Passwort nur als nicht umkehrbarer Prüfwert, als sogenannter Hash) sowie Ihre Anmeldesitzungen.
• Ihre Sprachwahl, wenn Sie in den Einstellungen oder auf der Anmeldeseite eine Sprache wählen (Deutsch oder Englisch).
• IP-Adresse und Uhrzeit bei Anmeldungen und fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. Bei fehlgeschlagenen Versuchen wird die E-Mail-Adresse nur als Prüfwert (Hash) festgehalten.
• Ihre Unterhaltungen mit Tekton: Anfragen, Antworten und Arbeitsschritte, getrennt für jeden Kunden.
• Hochgeladene Dateien (bis zu 50 GB je Kunde).
• Entwürfe Ihrer Website und alle gespeicherten Versionen.
• Nutzungszahlen je Anfrage: Anzahl der Modellaufrufe und der verarbeiteten Textbausteine (Tokens), das verwendete Modell und die Uhrzeit.
• Ein Betriebsprotokoll: Anmeldungen, Veröffentlichungen, Versionswechsel und Zugriffe von efthea-Mitarbeitenden im Support; außerdem Aktionen unter „Dateien“ (Hochladen, Verschieben, Umbenennen, Löschen, neue Ordner, Entpacken, von Tekton erstellte Dokumente, „Erneut erschließen“ und Ihre Antworten auf Rückfragen von Tekton) mit Person, Zeitpunkt, Namen der Dateien und Ordner und Anzahlen, nie mit Inhalten.
• Prüfberichte der automatischen Prüfung zu Ihren Versionen (jeweils die letzten 20).
• Dokumente, die Tekton für Sie erstellt oder umwandelt, unter „Dateien“.
• Das Firmenprofil Ihres Unternehmens (Firmenangaben, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Farben, Unterschrift, Rechnungsvorgaben) und das Logo als Kopie ohne Metadaten, für Ihre Briefe, Angebote und Rechnungen; dazu, wie weit jede Person die Einführung durchlaufen hat. Die Bankverbindung sehen in Tekton nur Inhaberin oder Inhaber.
• Wenn die Dokumentbibliothek eingeschaltet ist: Gliederung, kurze Zusammenfassungen und Texte Ihrer Dokumente und der Seiten Ihrer Website, Beschreibungen Ihrer Bilder sowie Angaben zu Ihren Dateien (zum Beispiel Titel, Art und Datum eines Dokuments oder das Aufnahmedatum eines Fotos), bei fotografierten Schriftstücken auch Absender, Betreff, Beträge und das betroffene Objekt, sowie der Stand der Erschließung jeder Datei, damit der Assistent darin suchen kann.
• Ihre Bereiche: Name, Art (Website oder Unterlagen), ob der Bereich für das ganze Team oder privat ist, wer ihn angelegt hat, und welche Ordner nicht erschlossen werden; dazu Freigaben für den efthea-Support mit Person, Beginn und Ende.
• Wenn eine Person Erinnerungen eingeschaltet hat: die kurzen Angaben, die sie Tekton ausdrücklich merken lässt, und, wenn sie es erlaubt, ein Suchindex ihrer eigenen früheren Gespräche.

Wer was sehen kann

• Ihr Team sieht die Unterhaltungen, Versionen, Dateien und Hinweise in den Bereichen für das ganze Team. Einen privaten Bereich sieht nur die Person, der er gehört; mehr dazu unter „Private Bereiche“. Veröffentlichen dürfen nur die Inhaberin oder der Inhaber.
• Mitarbeitende von efthea können Nutzungszahlen nur mit einem zeitlich begrenzten Support-Zugang einsehen. Unterhaltungen, Dateien und andere Inhalte Ihrer Bereiche sehen sie nur, wenn zusätzlich eine Person aus Ihrem Unternehmen den Zugriff freigegeben hat; die Einzelheiten und eine Ausnahme für diese Version stehen unter „Freigabe für den efthea-Support“. Jeder Support-Zugang und jede Freigabe werden im Betriebsprotokoll festgehalten.
• Die Einträge des Betriebsprotokolls zu Aktionen unter „Dateien“ sieht efthea in der Verwaltung, um im Support sagen zu können, was mit einer Datei geschehen ist; Inhalte von Dateien stehen dort nicht.
• Haben Mitarbeitende oder Prüfkonten von efthea etwas gespeichert oder veröffentlicht, lesen Sie in Tekton den Namen „efthea“.

Private Bereiche

In Tekton arbeiten Sie in Bereichen, zum Beispiel für eine Website oder für Unterlagen. Einen Bereich gibt es für das ganze Team oder nur für eine Person („Nur für mich“). Einen privaten Bereich sieht nur diese Person: seinen Namen, seine Dateien, die Unterhaltungen darin, das Wissen aus seinen Dateien und bei einer Website die Vorschau. Die Inhaberin oder der Inhaber und die Kolleginnen und Kollegen sehen davon nichts, auch nicht in der Suche. Auch die Liste „Letzte Aktivitäten“ zeigt der Inhaberin oder dem Inhaber nichts aus dem privaten Bereich einer anderen Person.

Für Ihr Unternehmen insgesamt gezählt werden die Zahl der Bereiche, der belegte Speicherplatz und die Nutzungszahlen. In diese Summen gehen auch private Bereiche ein, ohne Namen und ohne Inhalte. Im Betriebsprotokoll steht zu einem privaten Bereich nur, wer wann welche Art von Aktion ausgeführt hat, dazu Anzahlen, aber keine Namen von Dateien, von Ordnern oder des Bereichs.

Wird der Zugang einer Person entfernt, bleiben ihre privaten Bereiche zunächst unverändert und für niemanden sichtbar; laufende Freigaben dieser Person für den efthea-Support enden sofort. Die Inhaberin oder der Inhaber sieht unter „Einstellungen › Konto“ nur, dass es einen solchen Bereich gibt: von wem er stammt, ob es eine Website oder Unterlagen sind und wann er angelegt und zuletzt bearbeitet wurde, aber weder Namen noch Inhalt. Sie oder er entscheidet, ohne den Inhalt vorher zu sehen: Der Bereich geht an das Team, dann sehen ihn alle im Team mit allen Dateien und Unterhaltungen, oder er wird gelöscht. Ein so gelöschter Bereich kommt in den Papierkorb, ist dort für niemanden in Ihrem Unternehmen sichtbar und wird nach 30 Tagen endgültig gelöscht; bis dahin kann nur efthea ihn auf Bitte der Inhaberin oder des Inhabers zurückholen. Die Entscheidung wird im Betriebsprotokoll festgehalten.

Freigabe für den efthea-Support

Ohne eine Freigabe aus Ihrem Unternehmen sieht der efthea-Support keine Inhalte Ihrer Bereiche. Die Freigabe gibt eine Person mit einem Zugang Ihres Unternehmens, also die Inhaberin oder der Inhaber oder jemand aus dem Team, unter „Einstellungen › Konto“ bei „Zugriff für den efthea-Support“. Mitarbeitende von efthea können sie nicht selbst geben. Die Freigabe gilt 24 Stunden und endet dann von selbst; die Person, die sie gegeben hat, kann sie jederzeit früher beenden. Sie umfasst, was diese Person selbst sieht: die Bereiche für das ganze Team und ihre eigenen privaten Bereiche, nie die privaten Bereiche anderer Personen. Mitarbeitende von efthea brauchen zusätzlich ihren eigenen, zeitlich begrenzten Support-Zugang; die Freigabe allein öffnet nichts. Dass eine Freigabe gegeben oder vorzeitig beendet wurde, steht im Betriebsprotokoll und in der Liste „Letzte Aktivitäten“ der Inhaberin oder des Inhabers.

Eine Ausnahme gilt in dieser Version von Tekton noch für die beiden Bereiche, die aus Ihrer bisherigen Website und Ihren bisherigen Dateien entstanden sind und immer für das ganze Team sichtbar sind: Entwurf, Versionen, Prüfberichte und den Stand der Erschließung dieser beiden Bereiche erreichen Mitarbeitende von efthea mit ihrem Support-Zugang auf dem bisherigen Weg auch ohne Freigabe. Diese Ausnahme soll mit der nächsten Version entfallen. Private Bereiche betrifft sie nicht.

Gelöschte Bereiche

Löschen Sie einen Bereich, kommt er mit allen Dateien und Unterhaltungen in den Papierkorb. Dort bleibt er 30 Tage und lässt sich so lange wiederherstellen; im Papierkorb sieht jede Person nur die Bereiche, die sie auch vorher sehen durfte. Nach den 30 Tagen löscht Tekton den Bereich endgültig: seine Dateien, bei einer Website auch Entwurf und Versionen, seine Unterhaltungen, seine Prüfberichte und seine Erschließung, also Gliederung, Zusammenfassungen und Texte für das Wissen. Im Betriebsprotokoll bleibt stehen, dass und wann der Bereich gelöscht wurde.

Künstliche Intelligenz

Damit Tekton Antworten erstellen kann, werden Ihre Anfragen, der bisherige Verlauf der Unterhaltung und die Inhalte Ihrer Website und Ihrer Dateien, die der Assistent dafür liest oder als Bild ansieht, an einen KI-Dienstleister mit Sitz in den USA übermittelt. Bitte geben Sie in Unterhaltungen nur Inhalte ein, die für Ihre Website bestimmt sind, und keine Passwörter.

Websuche

Der Assistent kann im Internet nach Ideen und aktuellen, allgemeinen Informationen suchen. Diese Websuche ist optional und für Ihre Website nur eingeschaltet, wenn wir Ihnen das vorher mitgeteilt haben. Sie läuft über einen Suchdienst, den efthea selbst auf seinem Server in Deutschland betreibt (SearXNG). Er gibt nur die Suchbegriffe an allgemeine Suchmaschinen weiter, ohne Ihren Namen, Ihre IP-Adresse oder Cookies; als Absender sehen die Suchmaschinen nur efthea. Suchbegriffe sollen keine personenbezogenen Daten enthalten: Der Assistent schreibt keine Namen, Adressen oder anderen persönlichen Angaben und keine unveröffentlichten Inhalte in Suchanfragen. Mit der Websuche selbst öffnet er keine Seiten aus den Suchergebnissen; einzelne Websites ansehen kann er nur, wenn auch „Websites ansehen“ eingeschaltet ist.

Websites ansehen

Der Assistent kann sich öffentliche Websites ansehen, die er als Anregung für Ihre Website auswählt oder die Sie ihm nennen, zum Beispiel Websites anderer Betriebe Ihrer Branche. Diese Funktion ist optional und für Ihre Website nur eingeschaltet, wenn wir Ihnen das vorher mitgeteilt haben. Die Websites öffnet ein Browser-Dienst, den efthea selbst auf seinem Server in Deutschland betreibt. Die besuchte Website sieht als Besucher nur den efthea-Server, nicht Ihren Namen, Ihre IP-Adresse oder Ihre Cookies. Der Dienst erstellt Bildschirmfotos und liest Gestaltungsangaben wie Farben, Schriften und Aufbau; die Bildschirmfotos und Angaben gehen wie andere Inhalte der Unterhaltung an den KI-Dienstleister. Der Assistent ruft nur öffentliche https-Adressen auf und schreibt keine Namen oder anderen personenbezogenen Daten in die Adresse. Texte, Bilder, Logos und Code anderer Websites übernimmt er nicht, denn sie sind urheberrechtlich geschützt; sie dienen nur als Anregung.

Automatische Prüfung

Nach jeder gespeicherten Version prüfen Dienste, die efthea selbst auf seinem Server betreibt, den Entwurf Ihrer Website: Sicherheit, Geschwindigkeit (gemessen in der geschützten Vorschau), Barrierefreiheit, Auffindbarkeit, Links und Bilder. Nach dem Veröffentlichen liest Tekton außerdem die Sicherheitseinstellungen Ihrer öffentlichen Website. Die Ergebnisse sehen Sie nur in Tekton im Reiter „Prüfung“; sie werden mit der Version gespeichert, die letzten 20 Berichte bleiben erhalten. Die Prüfung gibt dabei keine Daten an Dienstleister weiter. Bindet Ihr Entwurf Inhalte anderer Anbieter ein (zum Beispiel Karten, Videos oder Schriften), lädt die Messung diese wie bei einem normalen Besuch; diese Anbieter sehen dabei den efthea-Server als Besucher. Liest der Assistent den Bericht, etwa wenn Sie ihn um eine Behebung bitten, geht der Bericht wie andere Inhalte an den KI-Dienstleister. Die Prüfung warnt nur, veröffentlichen können Sie immer. Bilder, die auf Ihrer Website verwendet werden, verkleinert Tekton automatisch auf höchstens 2000 Pixel Kantenlänge und speichert sie in der Regel im platzsparenden Format WebP; das Original in „Dateien“ bleibt unverändert. Bilder auf Ihrer Website enthalten keine Metadaten wie Standort (GPS) oder Kameradaten; Fotos im iPhone-Format HEIC wandelt Tekton dafür immer um. Die Dateien sitemap.xml und robots.txt für Suchmaschinen legt Tekton automatisch an, wenn Ihre Website keine eigenen hat.

Dokumente

Der Assistent kann hochgeladene Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien lesen. Gescannte Seiten oder das Aussehen eines Dokuments kann er als Bild der Seiten ansehen; diese Bilder gehen wie andere Inhalte an den KI-Dienstleister. Er kann Dokumente erstellen und umwandeln. Das Ergebnis legt er privat unter „Dateien“ ab; es zählt zum Speicherplatz und kommt nicht auf Ihre Website. Dokumente für Ihre Website und Ihr Angebot, zum Beispiel Preislisten oder Flyer, sind immer möglich. Allgemeine Büroarbeit (Briefe, Angebote, Rechnungen, Protokolle, Tabellen und Präsentationen) ist nur eingeschaltet, wenn wir Ihnen das vorher mitgeteilt haben. Dokumente können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, etwa von Empfängerinnen und Empfängern einer Rechnung. Ob Sie diese Daten in Tekton verarbeiten dürfen, verantworten Sie als Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts; Tekton behandelt sie wie andere hochgeladene Dateien. Tekton ist keine Buchhaltung: Prüfen Sie bei Rechnungen die Pflichtangaben selbst.

Dokumentbibliothek

Mit der Dokumentbibliothek schlägt der Assistent gezielt in Ihren Dokumenten und Fotos nach und nennt die Stelle, zum Beispiel die Seite einer Preisliste. Sie ist optional und für Ihre Website nur eingeschaltet, wenn wir Ihnen das vorher mitgeteilt haben. Dafür erschließt Tekton die Dateien unter „Dateien“, also hochgeladene und von Tekton erstellte Dokumente und Bilder: Jedes Dokument wird in eine Gliederung mit kurzen Zusammenfassungen zerlegt, und die Texte der Seiten, Folien und Tabellenblätter werden für die Suche in der Datenbank von efthea gespeichert. Die Zusammenfassungen und das Lesen gescannter Seiten übernimmt der KI-Dienstleister, derselbe wie im Chat; diese Aufrufe zählen zu Ihren Nutzungszahlen. Die Seiten gescannter PDF-Dateien werden dafür nur für die Dauer der Texterkennung als Bilder im Arbeitsbereich des Assistenten abgelegt und gleich danach gelöscht; gespeichert bleibt nur der erkannte Text. Die Seiten Ihrer Website erschließt Tekton ohne KI.

Bilder: Für jedes Foto und jede Grafik in „Dateien“ (JPEG, PNG, WebP, GIF, HEIC und SVG) erstellt der KI-Dienstleister eine kurze Beschreibung und schreibt deutlich sichtbaren Text ab. Personen beschreibt er nur neutral, etwa wie viele Personen bei welcher Tätigkeit zu sehen sind; er erkennt niemanden und schätzt weder Namen noch Alter oder andere persönliche Merkmale. Der KI-Dienstleister erhält dafür nur eine verkleinerte Kopie des Bildes ohne Metadaten, also ohne Standort, Kameradaten und andere eingebettete Angaben; diese Kopie wird gleich nach dem Aufruf gelöscht. Ein Bild mit demselben Inhalt wird nur einmal beschrieben. SVG-Grafiken liest Tekton ohne KI, nur ihren Text. HEIC-Fotos wandelt Tekton auf dem efthea-Server selbst um. Die Bilddateien Ihrer Website werden nicht erschlossen, nur die Bilder in „Dateien“.

Fotos von Schriftstücken: Ein fotografiertes oder eingescanntes Schriftstück (Brief, Bescheid, Rechnung, Vertrag, Formular) schreibt der KI-Dienstleister vollständig ab und entnimmt ihm Absender, Betreff, Datum, Zeitraum, Beträge mit ihrem Zweck, das betroffene Objekt mit Adresse sowie Aktenzeichen und Kundennummer; Tekton speichert den Text und diese Angaben zum Dokument in der Datenbank von efthea. Solche Schriftstücke enthalten oft personenbezogene Daten, auch anderer Personen. Als Datum gilt das Datum des Schriftstücks; einen Ortsschlüssel speichert Tekton dafür nicht. Kann eine Seite nicht bis zum Ende abgeschrieben werden, vermerkt Tekton „Text unvollständig erkannt“.

Angaben zu Ihren Dateien: Zu jedem Dokument speichert Tekton in der Datenbank von efthea auch Format, Größe, Umfang und Datum der Datei sowie die Eigenschaften, die in der Datei selbst eingetragen sind, etwa Titel, Autor, Betreff, Stichwörter, Erstellungs- und Änderungsdatum; bei Fotos Aufnahmedatum, Kamerahersteller und -modell, Ausrichtung und Bildgröße. Dazu kommen die Art des Dokuments (zum Beispiel Rechnung, Vertrag oder Foto) und das Datum, um das es darin geht (zum Beispiel das Rechnungsdatum); beides bestimmt der KI-Dienstleister im selben Schritt wie die Zusammenfassung oder Bildbeschreibung. Standortangaben aus Fotos speichert Tekton nie als Koordinaten und gibt sie nie an den KI-Dienstleister weiter. Gespeichert wird nur ein grober Ortsschlüssel für ein Gebiet von etwa 150 mal 150 Metern, damit der Assistent Fotos vom selben Ort zusammenfassen kann, ohne einen Standort zu sehen. Ihre Originale in „Dateien“ behalten ihre Metadaten so, wie Sie sie hochgeladen haben; jede Kopie, die Tekton für Ihre Website, für erstellte Dokumente, für die Vorschau oder für den KI-Dienstleister anlegt, ist ohne Metadaten.

Die Erschließung einer Datei bleibt gespeichert, solange die Datei existiert: Löschen Sie eine Datei, löscht Tekton auch ihre Erschließung in der Datenbank und die dafür zwischengespeicherten Zusammenfassungen im Arbeitsbereich, bei Bildern auch die zwischengespeicherte Beschreibung und die Vorschau eines HEIC-Fotos; ersetzen Sie eine Datei durch eine neue Fassung, gilt das für die alte Fassung. Wird die Dokumentbibliothek ausgeschaltet, löscht Tekton alle Erschließungen und den Zwischenspeicher, auch alle Bildbeschreibungen, Angaben zu den Dateien und Ortsschlüssel.

Stand der Erschließung: Zu jeder Datei speichert Tekton, ob sie vollständig, teilweise oder ohne KI erschlossen ist und ob der Text unvollständig erkannt wurde. Schlägt die Erschließung fehl, speichert Tekton die Zahl der Versuche und den Grund und versucht es von selbst erneut, höchstens fünfmal, oder sofort, wenn Sie „Erneut erschließen“ wählen; dabei gehen dieselben Inhalte erneut an den KI-Dienstleister. Lässt sich eine neue Fassung einer Datei nicht erschließen, löscht Tekton die Texte der alten Fassung. Erschließung, die eine Person auslöst (Hochladen, eine erstellte Datei, „Erneut erschließen“), zählt zu den Nutzungszahlen dieser Person; Arbeit im Hintergrund (Wiederholungen, nachgeholte Zusammenfassungen, erneute Erschließung nach einem Update) zählt für Ihr Unternehmen insgesamt und wird keiner Person zugerechnet.

Erinnerungen und frühere Gespräche

Tekton kann sich für jede Person kurze Angaben merken, um die sie ausdrücklich bittet („Merk dir …“), zum Beispiel eine Vorliebe für Angebote mit Skonto, höchstens 50 Einträge mit je höchstens 500 Zeichen. Gesundheitsangaben und andere besonders schützenswerte Daten, Passwörter und Angaben über andere Personen merkt sich Tekton nicht. Bezieht sich jemand auf frühere Arbeit, sucht der Assistent in den früheren Gesprächen dieser Person; dafür speichert Tekton je Gespräch einen Titel, eine kurze Zusammenfassung ohne KI (die erste Anfrage und die letzte Antwort, gekürzt) und den Text der eigenen Anfragen und der Antworten, ohne Dateien und Arbeitsschritte. Beides liegt in der Datenbank von efthea und ist nur für die jeweilige Person sichtbar, auch nicht für andere Personen im Team; die Datenbank selbst erzwingt diese Trennung. Die Erinnerungen der Person, die gerade schreibt, gehen mit ihren Anfragen an den KI-Dienstleister, ebenso gefundene Auszüge früherer Gespräche. Jede Person entscheidet selbst unter „Einstellungen › Erinnerungen“ mit zwei Schaltern („Erinnerungen verwenden“ und „Frühere Gespräche durchsuchbar“). Bei Kunden, deren Vertrag die Funktion von Beginn an umfasst, sind beide zunächst eingeschaltet; bei Kunden, denen wir die Funktion erst mitteilen, sind sie zunächst ausgeschaltet, bis die Person sie selbst einschaltet. Solange ein Schalter aus ist, merkt sich Tekton nichts Neues und nutzt keine Erinnerungen dieser Person beziehungsweise legt keinen Suchindex ihrer Gespräche an. Gespeichert bleibt alles, bis die Person es unter „Einstellungen › Erinnerungen“ löscht oder ausschaltet (das Ausschalten der Gesprächssuche löscht den Suchindex sofort; nach dem Ausschalten von „Erinnerungen verwenden“ bleiben gespeicherte Einträge, bis die Person sie löscht), bis ein Gespräch gelöscht wird oder bis der Zugang entfernt wird; dann löscht Tekton die Erinnerungen und den Suchindex dieser Person.

Was nicht aktiv ist

Benachrichtigungen über WhatsApp sowie Analyse- und Tracking-Dienste (Telemetrie) sind in Tekton nicht aktiv.

Cookies

Tekton setzt nur technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung (Sitzung), für den Schutz der Formulare, für den Zugang zur geschützten Vorschau und für den Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich. Es gibt keine Werbe- und keine Analyse-Cookies.

Wählen Sie eine andere Sprache als Deutsch oder ändern Sie Ihre Sprache, merkt sich Ihr Browser die Sprache in einem weiteren technisch notwendigen Cookie (tekton_lang, ein Jahr gültig). Es enthält nur das Sprachkürzel, damit die Anmeldeseite und Tekton gleich in Ihrer Sprache erscheinen.

Ihre Fragen und Rechte

Bei Fragen zum Datenschutz in Tekton, etwa zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten, wenden Sie sich an efthea:

Die Datenschutzerklärung der efthea-Website finden Sie unter efthea.de/datenschutz. Das Impressum finden Sie unter efthea.de/impressum.